Incidentverslag schrijven in de horeca: zo doe je dat goed
Bijgewerkt op · 6 min lezen · Redactie HorecaMelder
In het kort
Een goed incidentverslag is feitelijk, volledig en direct na het incident geschreven. Beschrijf wie, wat, waar, wanneer en hoe; noteer wat je zag en hoorde in plaats van je oordeel; citeer letterlijke uitspraken; beschrijf je eigen handelen en of hulpdiensten zijn ingeschakeld. Schrijf nooit iets op wat niet is gebeurd; noteer ontbrekende informatie als ontbrekend.
Wie leest jouw incidentverslag?
Een incidentverslag schrijf je niet voor jezelf. Het kan terechtkomen bij de politie (bij een aangifte), bij de gemeente (als de burgemeester een maatregel overweegt), bij een verzekeraar (bij letsel of schade) en in het uiterste geval bij een rechter. Al die lezers waren er niet bij. Ze moeten uit jouw tekst kunnen opmaken wat er is gebeurd, zonder te hoeven raden.
Zeven vuistregels
- Schrijf het direct op. Na een paar uur vergeet je details en lopen de volgorde en tijden door elkaar. Leg op zijn minst meteen steekwoorden vast.
- Feiten, geen oordelen. Niet "de gast was agressief", maar "de gast schreeuwde, balde zijn vuisten en duwde de portier tegen de borst".
- Wie, wat, waar, wanneer, hoe. Tijdstip, plek (deur, vloer, terras), betrokkenen, wat er gebeurde en in welke volgorde.
- Zien en horen scheiden. Wat heb je zelf waargenomen en wat heeft iemand anders je verteld? Zet het erbij: "volgens de barkeeper…".
- Citeer letterlijk. Bedreigingen of beledigingen tussen aanhalingstekens, precies zoals ze zijn uitgesproken.
- Beschrijf je eigen handelen. Wat deed het personeel en waarom? Moest je fysiek ingrijpen, beschrijf dan hoe en waarom dat nodig was. Geweld mag alleen als het noodzakelijk en in verhouding is.
- Vul niets in wat je niet weet. Is de politie niet gebeld, schrijf dan niet dat ze wel zijn gebeld. Ontbreekt informatie, noteer dan dat die ontbreekt.
Een vaste opbouw
Met een vaste opbouw vergeet je niets en zijn verslagen onderling goed te vergelijken:
1. Signalement
Een korte beschrijving van de betrokkene(n): geslacht als dat bekend is (anders "persoon"), geschatte leeftijd, lengte, postuur, kleding, haar en opvallende kenmerken zoals tatoeages of een tas.
2. Verslag
In gewone zinnen, in de volgorde waarin het gebeurde: aanleiding, wat er gebeurde, wat het personeel deed, de afloop (weggegaan, overgedragen aan de politie, ambulance) en of er getuigen of camerabeelden zijn. Twee korte alinea's is meestal genoeg.
Voorbeeld: fout en goed
Zo niet
Wanneer? Waaraan zag je dat hij dronken was? Wat deed hij precies? Hoe is hij eruit gezet? En is de politie echt gekomen, of is dat een aanname?
Zo wel
Signalement: man, geschatte leeftijd 30 jaar, ca. 1,85 m, kaal, zwarte bomberjas, blauwe spijkerbroek.
Verslag: Om 01:40 uur sprak de barkeeper de man aan omdat hij met dubbele tong sprak, wankelde en tegen andere gasten aan viel. Hem werd gezegd dat hij geen alcohol meer kreeg en de zaak moest verlaten. Hij riep "Ik ga nergens heen, flikker op" en weigerde te vertrekken. Twee portiers hebben hem om 01:45 uur bij de bovenarmen naar buiten begeleid; hij verzette zich niet verder. Buiten bleef hij schreeuwen tegen de deur. Om 01:50 uur is de politie gebeld (112). De politie arriveerde om 02:05 uur en heeft de man meegenomen. Camerabeelden van de voordeur zijn beschikbaar.
Veelgemaakte fouten
- Conclusies in plaats van waarnemingen: "agressief", "onder invloed", "verdacht" zonder te zeggen waaraan je dat zag.
- Geen tijdstippen, of alleen "rond sluitingstijd".
- Opvulzinnen zoals "er zijn passende maatregelen genomen": zeg welke maatregelen.
- Dingen invullen die niet zijn gebeurd, bijvoorbeeld dat de politie is gebeld of een ID is teruggegeven, terwijl dat niet zo is.
- Het verslag pas dagen later schrijven.
- Het verslag achteraf aanpassen in plaats van een aanvulling toe te voegen.
Een incidentverslag laten opstellen met AI
Een verslag schrijven kost al gauw een half uur tot een uur. In HorecaMelder tikt de melder alleen de categorie en een paar steekwoorden in, zoals "dronken, wilde niet weg, 2 portiers naar buiten begeleid, politie gebeld". De AI maakt daar een feitelijk verslag van in de opbouw hierboven, volgens de landelijke regels, de APV van je gemeente en je huisregels.
Vraagt een regel om iets wat niet in de melding staat, dan zet het verslag erbij dat het ontbreekt en moet worden aangevuld. De AI verzint niets bij, maar de melder leest het verslag altijd zelf na: jouw organisatie blijft verantwoordelijk voor de inhoud.
Meer over wat je per incident vastlegt, lees je in de gids digitaal incidentenregister voor de horeca.
Veelgestelde vragen
Wat zet je in een incidentverslag?
Datum en tijd, plek, een signalement van de betrokkenen, wat er feitelijk gebeurde (met letterlijke uitspraken), wat het personeel deed, of hulpdiensten zijn ingeschakeld, getuigen en camerabeelden, en wie het verslag schrijft.
Hoe snel moet een incidentverslag geschreven worden?
Zo snel mogelijk, liefst direct na het incident. Leg op zijn minst meteen steekwoorden vast en werk die dezelfde dienst uit.
Mag AI een incidentverslag schrijven?
AI kan een verslag opstellen op basis van steekwoorden, maar de melder moet het nalezen en de organisatie blijft verantwoordelijk. Een goed systeem verzint niets bij en markeert ontbrekende informatie.
Dit artikel is een algemene toelichting en geen juridisch advies. Regels kunnen wijzigen; raadpleeg bij twijfel de officiële bronnen of een deskundige.