Algemene voorwaarden HorecaMelder

Versie 28 september 2026 · Co Lo Network Holding B.V.

Belangrijk: HorecaMelder helpt bij het opstellen van verslagen, maar de organisatie blijft altijd zelf verantwoordelijk voor de juistheid van elk verslag. Controleer ieder verslag, ook als het door AI is opgesteld. Zie artikel 5.

1. Artikel 1. Definities

   1. 1.1Leverancier: Co Lo Network Holding B.V., gevestigd aan Oude Loosdrechtseweg 214, 1215 HN Hilversum, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 32088644.
   2. 1.2Klant of organisatie: de onderneming die HorecaMelder afneemt, inclusief al haar locaties (venues).
   3. 1.3HorecaMelder of de dienst: de online applicatie HorecaMelder (Horeca Compliance Log, web en app) voor het vastleggen van incidenten, het opstellen van verslagen en het archiveren daarvan.
   4. 1.4Gebruiker: iedere persoon die via de klant toegang heeft tot HorecaMelder, zoals eigenaren, bedrijfsleiders, portiers en barmedewerkers.
   5. 1.5Verslag: een melding, verslag of PDF-rapport dat met HorecaMelder wordt opgesteld, al dan niet met hulp van AI.
   6. 1.6Verslagregels: de landelijke regels, gemeentelijke APV-regels en huisregels die HorecaMelder gebruikt bij het opstellen van verslagen.

2. Artikel 2. Toepasselijkheid

   1. 2.1Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod, elke bestelling en elke overeenkomst over het gebruik van HorecaMelder.
   2. 2.2Algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing.
   3. 2.3HorecaMelder is uitsluitend bedoeld voor ondernemers. Titel 7.1 (koop) en de consumentenregels van Boek 6 en 7 BW gelden daarom niet, voor zover wettelijk toegestaan.

3. Artikel 3. Totstandkoming van de overeenkomst

   1. 3.1De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant online een pakket bestelt, bij het bestellen akkoord gaat met deze voorwaarden en de eerste betaling is voldaan.
   2. 3.2Leverancier mag een bestelling weigeren, bijvoorbeeld bij onjuiste gegevens of misbruik.

4. Artikel 4. De dienst

   1. 4.1De klant krijgt voor de looptijd van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om HorecaMelder te gebruiken binnen het gekozen pakket (aantal gebruikers en locaties).
   2. 4.2Leverancier mag HorecaMelder verbeteren en wijzigen. Wezenlijke functies worden niet zonder redelijke aankondiging verwijderd.
   3. 4.3Leverancier spant zich in voor een goede beschikbaarheid, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk buiten de drukste horeca-uren uitgevoerd.

5. Artikel 5. Verslagen, AI en regelgeving — verantwoordelijkheid van de klant

   1. 5.1De klant is altijd zelf verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van elk verslag, ook als het verslag geheel of gedeeltelijk door AI is opgesteld of op basis van verslagregels is aangevuld. HorecaMelder is een hulpmiddel; het verslag blijft een verklaring van de klant en de betrokken gebruiker.
   2. 5.2Door AI opgestelde teksten zijn een concept. De gebruiker controleert elk verslag op feitelijke juistheid voordat het wordt opgeslagen, gedeeld of aan derden (zoals politie, gemeente of verzekeraar) wordt verstrekt, en past het zo nodig aan. AI kan fouten maken, feiten verkeerd weergeven of iets weglaten.
   3. 5.3De verslagregels, waaronder de gemeentelijke APV-regels, zijn uitsluitend bedoeld om verslagen beter te laten aansluiten op geldende regels. De gemeentelijke regels worden automatisch uit openbare bronnen overgenomen (zie Bronvermelding) en door AI samengevat. Leverancier controleert deze samenvattingen steekproefsgewijs en achteraf. Ze kunnen onvolledig, verouderd of onjuist zijn en vervangen de officiële tekst niet. Bij twijfel geldt altijd de officiële, geldende regelgeving.
   4. 5.4HorecaMelder geeft geen juridisch advies. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor het naleven van wet- en regelgeving, de APV van haar gemeente, vergunningvoorschriften en eigen huisregels, en voor de manier waarop haar personeel handelt.
   5. 5.5Huisregels die de klant zelf in HorecaMelder invoert, vallen volledig onder de verantwoordelijkheid van de klant.
   6. 5.6Leverancier is niet aansprakelijk voor schade, boetes, sancties of andere gevolgen die voortvloeien uit de inhoud van verslagen of uit het gebruik van de verslagregels.

6. Artikel 6. Accounts en gebruik

   1. 6.1De klant beheert de accounts van haar gebruikers en zorgt dat inloggegevens geheim blijven. Handelingen via een account komen voor rekening van de klant.
   2. 6.2De klant zorgt dat gebruikers HorecaMelder alleen gebruiken voor het vastleggen van werkelijke incidenten binnen de bedrijfsvoering, en niet voor onrechtmatige doeleinden zoals het aanleggen van zwarte lijsten in strijd met de wet.
   3. 6.3Leverancier mag de toegang (tijdelijk) blokkeren bij misbruik, een beveiligingsrisico of een betalingsachterstand van meer dan 30 dagen.

7. Artikel 7. Prijzen en betaling

   1. 7.1Alle prijzen zijn per jaar en exclusief 21% btw, tenzij anders vermeld.
   2. 7.2Het abonnementsgeld wordt per jaar vooruit betaald via de online betaalomgeving (Stripe). Uitbreidingen (extra gebruikers of locaties) worden naar rato berekend of bij verlenging meegenomen, zoals bij de bestelling getoond.
   3. 7.3Leverancier mag de prijzen jaarlijks per verlengingsdatum aanpassen. Een prijsverhoging wordt minimaal 30 dagen vooraf gemeld; de klant kan dan per de verlengingsdatum opzeggen.

8. Artikel 8. Looptijd, verlenging en opzegging

   1. 8.1De overeenkomst geldt voor één jaar en wordt daarna telkens stilzwijgend met één jaar verlengd.
   2. 8.2De klant kan het abonnement op elk moment opzeggen per het einde van de lopende looptijd, via Abonnement in HorecaMelder of per e-mail. Betaalde bedragen worden niet terugbetaald.
   3. 8.3Na het einde van de overeenkomst wordt de toegang beëindigd. De gegevens blijven bewaard voor zover dat wettelijk of voor de bewaartermijnen nodig is (zie artikel Privacy), en worden daarna verwijderd of geanonimiseerd.

9. Artikel 9. Privacy en gegevensbescherming

   1. 9.1De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in HorecaMelder worden vastgelegd; leverancier is verwerker en verwerkt deze gegevens alleen om de dienst te leveren.
   2. 9.2Leverancier neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde opslag van verslagteksten en toegang op basis van rollen.
   3. 9.3Persoonsgegevens in meldingen en verslagen worden na 1095 dagen automatisch geanonimiseerd.
   4. 9.4Voor het opstellen van verslagen met AI worden de ingevoerde meldteksten verwerkt door een AI-dienstverlener als subverwerker; deze gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Hosting vindt plaats in de Europese Economische Ruimte.
   5. 9.5De klant zorgt dat zij een grondslag heeft voor het vastleggen van persoonsgegevens van gasten en informeert betrokkenen waar dat nodig is. Op verzoek sluiten partijen een aanvullende verwerkersovereenkomst.

10. Artikel 10. Aansprakelijkheid

    1. 10.1De aansprakelijkheid van leverancier is beperkt tot directe schade en tot ten hoogste het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voor de schadeveroorzakende gebeurtenis voor HorecaMelder heeft betaald.
    2. 10.2Leverancier is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, boetes, sancties, verlies van vergunningen en schade door onjuiste of onvolledige verslagen.
    3. 10.3Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van leverancier.
    4. 10.4De klant vrijwaart leverancier voor aanspraken van derden, waaronder gasten en toezichthouders, die voortvloeien uit verslagen of uit het gebruik van HorecaMelder door de klant of haar gebruikers.

11. Artikel 11. Intellectueel eigendom

    1. 11.1Alle rechten op HorecaMelder, de software en de teksten van leverancier blijven bij leverancier.
    2. 11.2De gegevens en verslagen die de klant invoert, blijven van de klant.

12. Artikel 12. Wijziging van deze voorwaarden

    1. 12.1Leverancier mag deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aan de klant gemeld en gelden vanaf de volgende verlengingsdatum, tenzij de klant eerder akkoord gaat.

13. Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillen

    1. 13.1Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
    2. 13.2Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland.